Reisekosten: Der kleine Helfer für unterwegs

Wer für eine Firma öfters im Außeneinsatz unterwegs ist und sich durch den tiefsten Dschungel kämpft wird sie kennen – die Reisekostenabrechnung.

Wer immer mal wieder für eine Firma unterwegs ist, kommt nicht um seine Reisekostenabrechnung herum. Warum soll man sich nach einer stressigen Heimfahrt noch groß mit Dingen beschäftigen, die man eigentlich schon während der Reise selbst erledigen kann? Mit der 4,99 Euro teuren App Reisekosten wird das Erstellen der nötigen Abrechnung zum Kinderspiel.

Nach einer kleinen Einweisung beim ersten Start kann man sich direkt ans Werk machen. Zunächst muss eine neue Reise angelegt werden, was allerdings keine große Hürde darstellt. Gängige Begriffe wie Meeting, Tagung oder Kundenbesuch sind bereits hinterlegt und blitzschnell eingestellt – auch für Beginn und Ende, sowie das Eintragen der Orte ist nicht viel mehr Zeit notwendig.

Mit einem Klick auf die Reise können weitere Kosten einfach eingetragen werden. Dank der Fahrtkostenpauschale von 0,30 Euro wird das errechnen der Fahrtkosten zum Kinderspiel – einfach die gefahrene Distanz pro Etappe angeben und schon wird der Aufwand berechnet.

Neben pauschalen Angaben zu Verpflegung und Übernachtung wird vor allem die Option Belege oft genutzt werden. Hier können zusätzliche Kosten einfach erfasst und mit einem Beleg bestätigt werden. Dieser wird einfach mit dem iPhone fotografiert und danach in die Abrechnung eingebunden. Außerdem lässt sich die Summe des Vorschusses einstellen, den man unter Umständen zuvor erhalten hat.

Ziemlich praktisch ist die Option, den erstellten Bericht anschließend per E-Mail zu versenden. Aus den Einstellungen werden dazu Standard-Daten wie Name und Adresse, die Firma und die Kontoverbidung ausgelesen und gemeinsam mit den gesammelten Belegen und Ausgaben in einer umfangreichen PDF-Datei gesammelt. Um sich auch den letzten Rest an Arbeit zu sparen, können in den Einstellungen verschiedene Empfängeradressen hinterlegt werden.

Über die gesamte Dauer unseres Tests lief die Applikation Reisekosten absolut flüssig und kam nie in die Nähe eines Absturzes. Auch der Bericht wurde schnell erstellt und landete in kürzester Zeit als PDF-Datei im Maileingang – leider lassen sich keine anderen Formate einstellen. In einem Punkt sehen wir ebenfalls Verbesserungspotenzial: Fotos für Belege können derzeit nicht aus dem Fotoalbum übernommen werden.

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Reisekosten unterwegs erfassen und auswerten

Wer eine Reise macht, kann etwas erzählen. Wer für seine Firma reist, vor allem dem Personalbüro. Das erwartet nämlich eine detaillierte Reisekostenabrechnung. Wer den Papierkram scheut, installiert die iPhone-App Reisekosten 1.1.

Geschäftsreisen sind mal aufregend, mal langweilig. Mal führen sie in die Ferne, mal nur um die Ecke. Allen Reisen, die im Auftrag der Firma unternommen werden, ist aber eins gemein: Am Ende steht die Reisekostenabrechnung. Viele Reisende lieben diese bürokratische Abrechnung nicht eben von Herzen. Das liegt meist daran, dass es im Nachhinein so schwierig ist, die einzelnen Belege zu suchen und sie in den Kontext der Reise zu stellen. Besser ist es, die Belege sofort zu erfassen – genau da, wo sie gerade anfallen.

Zu dieser Folgerung ist auch Martin Friedhoff von der DATALINE GmbH & Co. KG gekommen: „Wir sind ein Software-Haus aus Hannover. Wir entwickeln PC-Software für Personalbüros, darunter die Lohnabrechnungs-Software ‚Lohnabzug‘. Mit ‚Reisekosten‘ legen wir unsere erste App für das iPhone vor. Sie erlaubt es, alle anfallenden Belege noch während der Reise zu erfassen und auszuwerten. Bei der Entwicklung konnten wir unser vorhandenes Knowhow im Steuerrecht für ‚Reisekosten‘ hervorragend umsetzen.“

Reisekosten 1.1. kennt alle Steuer- und Auslandsreisekostenpauschalen für 2010. Auch sonst nimmt die iPhone-App seinem Besitzer viel Arbeit ab. Die App ermittelt die Kosten für die Reise mit dem eigenen oder dem Firmen-PKW, der Bahn oder mit dem Flugzeug. Auch die Verpflegungs- und Übernachtungskosten lassen sich zusammenfassen: So ist das Programm dazu in der Lage, alle pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen automatisch zu ermitteln. Dabei macht die App auch vor Landesgrenzen nicht Halt und kann alle sonstigen Auslagen sogar in Fremdwährungen verwalten.

Während einer Reise oder einer Auswärtstätigkeit können alle anfallenden Belege sofort erfasst werden. Dabei ist es sogar möglich, die Belege zu fotografieren. Am Ende reicht ein Knopfdruck aus, um die fertige Reisekostenabrechnung im PDF-Format gleich aus dem iPhone ins Büro zu senden – per E-Mail.

Martin Friedhoff: „Während einer Reise sammeln sich unzählige Belege an – fürs Taxi, für ein Parkhaus, für die Hotelrechnung oder für ein Bahnticket. Diese Belege im Nachhinein zusammenzutragen und wieder in die Chronik der Reise einzusortieren, ist eine lästige Arbeit. Die iPhone-App Reisekosten ist so konzipiert, dass sie alle Belege sofort erfassen und auswerten kann.“

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