Receipts: Automatisierte Belegerfassung hilft bei Steuererklärung und Rechnungsverwaltung

Das Jahr 2016 ist beendet, und damit beginnt für Privatpersonen, Freiberufler und Unternehmen die Zeit der steuerlichen Aufarbeitung. Mit Receipts für den Mac gibt es eine praktische Hilfe.

Receipts kann in einer kostenlosen Trial-Version, die das Bearbeiten von insgesamt 50 Dokumenten beinhaltet, von der Website der Entwickler heruntergeladen werden. Entscheidet man sich danach für den Kauf der Vollversion, wird ein Preis von 46,41 Euro inkl. Mehrwertsteuer fällig, der per PayPal oder Kreditkarte beglichen werden kann. Für die Installation des etwa 62 MB großen Programms sollte man auf dem Mac mindestens über macOS 10.10 verfügen. Alle Inhalte von Receipts lassen sich bereits in deutscher Sprache nutzen.

Wie in der Titelzeile bereits erwähnt, ist Receipts ein praktisches Helferlein, wenn es darum geht, Rechnungen und Belege zu organisieren und verwalten. Die Anwendung verfügt über eine automatisierte Erkennung des Belegdatums, dem Bruttorechnungsbetrages, der ausgewiesenen Umsatzsteuer, Währung sowie der Bankverbindung. Dazu muss lediglich ein Scan eines Belegs, ein pdf oder anderes Rechnungsdokument per Drag-and-Drop in die App gezogen werden – der Rest wird von Receipts erledigt. Durch die smarte Belegerkennung können auch wiederkehrende Belege korrekt eingeordnet und in Kategorien sortiert werden.

Neue E-Mail-Regeln zum Verwalten von Belegen

Auch hinsichtlich der Auswertung und des Exports bietet Receipts einige praktische Lösungen. „Neben Balken- und Tortendiagrammen im Dashboard, die einen schnellen Blick auf die Ausgaben nach Zeiträumen, Kategorien und Anbietern geben, ermöglicht die Exportfunktion eine individuelle Auswertung von Daten und vereinfacht somit z.B. die Steuererklärung“, so heißt es auf der Website der Entwickler.

Da heutzutage auch viele Rechnungen und Belege per E-Mail verschickt werden, haben sich die Entwickler von Receipts auch zu diesem Thema Gedanken gemacht. So können nun nicht nur E-Mails per Drag-and-Drop in Receipts eingebunden werden, sondern auch in Apple Mail entsprechende Regeln („Mail“ -> „Einstellungen“ – > “Regeln“ -> „Regel hinzufügen“) aufgestellt werden, um alle nachfolgenden E-Mails zu definierender Absender automatisch an Receipts weiterleiten zu lassen. Wird kein PDF an die E-Mail angehangen, wandelt die App den Mailtext direkt in ein PDF um. Dieses Feature ist besonders bei Rechnungen von iTunes, dem Google Play Store oder anderen Rechnungen, die nur in Textform versendet werden, praktisch.

Die mit Receipts gesammelten Belege und Rechnungen können zur Weiterverarbeitung an Programme wie Microsoft Excel, Numbers, zur Überweisung an MoneyMoney, für Spesenabrechnungen in GrandTotal oder für Buchungen in die Buchhaltungs-Software Keep exportiert werden. Wer demnach häufig mit Belegen und Rechnungen hantieren muss, sollte sich Receipts definitiv genauer ansehen – simpler kann eine Belegverwaltung kaum sein.