PDF Archiver: Dokument-Verwaltung für ein papierloses Büro soll bald auch für iOS erscheinen

In immer mehr Haushalten hält ein papierloses Büro Einzug – das ist gut für die Umwelt und schont bei entsprechender Archivierung auch die Nerven. Denn wohl jeder Mac-User verfügt über zahlreiche Dokumente des täglichen Lebens, die in Papierform vorliegen. Möchte man diese dauerhaft digitalisieren und auf der Festplatte oder in der Cloud sichern, heißt es, sich um eine entsprechende Sortierung und Benennung der Dateien zu kümmern. Wem diese Aufgabe zu mühselig ist, kann zur Mac-App PDF Archiver (Mac App Store-Link) greifen, die gratis samt Abo-Modell im deutschen Mac App Store erhältlich ist. Der PDF Archiver lässt sich ab macOS 10.12 installieren und benötigt dabei lediglich 5 MB an freiem Speicherplatz auf der Festplatte.

Der Oldenburger Entwickler Julian Kahnert wurde für seinen PDF Archiver vom Projekt fileee.com inspiriert: Damit lässt sich der Workflow, um Dokumente zu digitalisieren und zu sortieren, deutlich vereinfachen. „Allerdings waren wir sehr skeptisch, unsere gesamten Dokumente diesem einen Unternehmen anzuvertrauen“, hieß es seinerzeit in Julians E-Mail an uns. „Einerseits enthalten die Dokumente natürlich sehr viele private Daten, die man vielleicht ungern verteilt. Andererseits soll das Archivieren von Dokumenten ja eine sehr langfristige Lösung sein. […] Somit war klar: wir wollten ein Konzept haben, bei dem man selber seine Dokumente weiterhin kontrolliert und entscheidet, wo man sie speichern möchte. Außerdem war eine langfristig Speicherung (auch >10 Jahre) gefordert.“

Entstanden ist daraus der PDF Archiver, mit dem sich bereits eingescannte Dokumente nach einem vorgegebenen Schema mit Datum, Beschreibung und Tags versehen lassen – und das unabhängig vom verwendeten Betriebs- und Dateisystem. Durch die Verwendung von Tags, die auch mit dem macOS-Finder kompatibel sind, wird sichergestellt, dass die Dokumente bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können.

Keine externe Dokument-Analyse in Rechenzentren

Nachdem es nun eine Weile still um das praktische PDF-Tool war, lässt Entwickler Julian Kahnert in einem Blogeintrag auf der eigenen Website wissen, dass er in der Zwischenzeit fleißig an seinem Projekt weitergearbeitet hat. So kann nun der PDF Archiver unter macOS „den Inhalt deiner gescannten Dokumente“ analysieren. „Anschließend werden über Natural Language Processing (NLP) vorhandene Orte und Firmen erkannt. Wurden diese Namen bereits vorher als Tags verwendet, so werden sie dir automatisch vorgeschlagen und angezeigt.“ Auch nach einem Datum in Dokumenten wird gesucht, um dieses bei der Archivierung automatisch vorzuschlagen.

Aber das ist noch nicht alles: Schon bald soll auch eine eigene iOS-App des PDF Archivers ihren Weg in den App Store finden. Mit dieser sollen sich neue Dokumente ganz einfach einscannen und durch kleine Tools optimieren lassen, um sie dann im Anschluss auf dem iPhone und im iCloud Drive speichern zu können. Ebenfalls möglich ist es, gescannte Dokumente zu taggen, um diese strukturiert archivieren zu können. „Die durch PDF Archiver vorgeschlagenen Tag- und Datums-Angaben helfen dir dabei“, lässt der Entwickler verlauten.

Besonders wichtig dabei: Der PDF Archiver analysiert die Dokumente in kleinem externen Rechenzentrum, „sondern verarbeitet den Text des Dokumentes lediglich lokal auf deinem iPhone“, wie Julian Kahnert erklärt. „Wie auch schon beim PDF Archiver (macOS) ist der gesamte Quellcode der iOS App bei GitHub verfügbar.“ Bis es die App in den App Store schafft, vergeht allerdings noch etwas Zeit – bis dahin kann man aber schon jetzt über Apples TestFlight Zugang zu einer öffentlichen Beta-Version bekommen. Wir werden euch selbstverständlich informieren, wenn das Release vom PDF Archiver für iOS erfolgt ist.

PDF Archiver
PDF Archiver
Entwickler: Julian Kahnert
Preis: Kostenlos+

Kommentare 13 Antworten

  1. So sehr ich dieses programm mkt seinen möglichkeiten schätze, so sehr verabscheue ich ein Abo. Auch wenn es sich -wie in diesem fall- um eine sehr preiwertes abo handelt.
    Tut mir echt leid!
    🤷🏻‍♂️

  2. Es gibt auch andere Möglichkeiten. Gobdocuments zum Beispiel. Scannen funktioniert direkt aus der App heraus, Verschlagwortung inklusive und das Ganze auch noch entsprechend der GODB. Kein Abo, einmal kaufen und du kannst es auf ein NAS legen oder lokal speichern. Kann ich nur empfehlen.

  3. Und was ist von Readdle zu erwarten? Seit ein paar Jahren sind alle Dokumente gescannt – 1 Scan je Lieferant/Firma. Neue werden immer wieder angehängt. Suche nach (Firma-) Name geht, aber Verschlagwortung wäre die Lösung, weil im Doku-Name keine Inhaltsangaben möglich sind.

  4. Als ich „Abo“ gelesen habe war es schon für mich klar das ich diese App niemals installieren werde! Von mir aus kann sie gerne einmalig 10€ kosten, aber Abo -> NIEMALS

    1. Ja, genau da habe ich Probleme mit Readdle Scan, PDF.. oder Documents. Ich erhalte einige Rechnungen und viele Dokumente per E-Mail/PDF. Rechnungen scanne ich ein, aber die als PDF-Datei kann ich nicht (oder weiss es nicht) beim Scanner Pro einfügen, nur bei Documents.
      Seit einiger Zeit sind die Scanner Pro-Dokumente auch in Documents als Ordner enthalten, aber es ist doch an zwei Orten verstreut – und Verschlagwortung habe ich keine.

      1. Für mich liegt der Vorteil darin, dass ich nicht mehrere Hefter im Büro vorhalten muss, sondern im Computer suchen kann.
        Papier spart man dadurch natürlich nicht!

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